improviseren 2.0

Intermezzo 1

Het is november 2006. Terwijl de directie druk bezig is om haar vierjaarlijkse strategienota af te ronden beginnen wij met de vertaling van de strategie naar een I-visie, waarbij de I zowel voor Informatie als voor ICT kan staan. Het idee voor een “I-visie” ontstond toen mijn manager 4 jaar geleden de organisatie binnenkwam. Toen ik ruim 2 jaar geleden tot de afdeling toetrad was mijn manager zichtbaar trots op zijn I-visie. Het was een fraai vormgegeven boekje, waarvan de inkt een heerlijk klei-achtige geur heeft. Voor mijn leidinggevende is het de 2e keer dat hij een I-visie gaat maken, voor mij de 1e keer. Op mijn initiatief organiseren we een creatieve brainstorm. Ik heb een collega uit de pool van “Haags ID” gevraagd om de sessie te begeleiden zodat ik zelf actief en ongebonden kan meedoen. Vantevoren hebben mijn manager en ik met haar de opzet van de middag doorgesproken. We besluiten om ook F. uit te nodigen, die 4 jaar geleden als trainee ook betrokken was bij de totstandkoming van de 1e I-visie. Het is me gelukt om de onlangs ingerichte “brainstormkamer” te reserveren. We zitten in een groene vergaderruimte met lange tafels, mooie eenvoudige stoelen, een supergroot blackboard, een beamer en een muziekinstallatie. Het voelt alsof je er alle ruimte hebt. Fysiek, dus ook in je hoofd. Ik heb bij de facilitaire dienst het brainstormarrangement besteld met een fruitmand en gekleurde M&M’s.

De brainstorm levert een groot aantal visualisaties, moodboards op, geknipt en geplakt uit oude tijdschriften. Iedere aanwezige heeft zijn/haar ideeën toegelicht en we hebben geassocieerd en geclusterd. Ik zie de creatieve produkten als een basis voor wat komen gaat en maak me er geen zorgen om. Aan het eind van de sessie vraagt mijn manager aan eenieder om zijn ideeën per e-mail aan hem op te sturen, en voegt eraan toe “ja dat mogen ook concrete suggesties zijn”. Een aantal van mijn collega’s is door het woord “concreet” zichtbaar gerustgesteld. Ik maak me zorgen, en vraag me in mezelf af hoe we die concrete suggesties aan elkaar gaan verbinden.

Eerder die maand hebben we op mijn initiatief een wiki gebruikt voor het bijwerken van ons kwaliteitssysteem en voor het gezamenlijk becommentariëren van de jaarwerkplannen van andere afdelingen. Mijn enthousiasme voor wiki’s roept grappen op (“pikkie wikkie”) maar ook aarzelende bewegingen van mijn collega’s om het ook eens uit te proberen. Zonder introductie weten ze er allemaal mee te werken. Ik roep op om de vervolgstappen op de wiki uit te voeren, en geef de fases aan die we met elkaar hebben afgesproken te doorlopen. Het vervolg verloopt chaotisch, afspraken worden niet nagekomen en mijn interesse ebt weg.

In januari 2007 maakt mijn manager bekend dat hij de dienst verlaat en is gevraagd om te gaan werken bij een andere organisatie. De daarop volgende maand werken we keihard aan de I-visie, en in maart verschijnt de I-visie 2007-2010. Op intranet, want we moeten van onze directeur bezuinigen op papier. De I-visie is het niet-tastbare afscheidscadeau van mijn manager. Het ruikt naar niets. Weinigen weten van het bestaan.

Het is december 2007. De I-visie wordt verfilmd. Mijn collega O. en N. hebben een deel van de I-visie tot een scenario herschreven. In deze eerste promotiefilm (van een reeks van vier) spelen professionele acteurs naast collega’s uit het primaire proces, die verbeelden hoe hun werk er in de toekomst uit gaat zien. De film blijkt een groot succes.

“Er is zelden een leven voorbijgegaan waarvan een scherpzinnige en getrouwe beschrijving niet nuttig zou zijn. Immers, niet alleen leven er naast iedere man grote aantallen die in dezelfde omstandigheden verkeren en die direct duidelijk profijt zouden kunnen hebben van diens mislukkingen, uitwegen en toevluchten; ook is er, opschik en dekmantels buiten beschouwing gelaten, zo’n uniformiteit in het menselijke bestaan, dat er praktisch geen goed of kwaad bestaat dat de menselijke soort vreemd is.” - Samuel Johnson